یک سفارش به طور کلی شامل درخواست مشتریان و کلیه اطلاعات لازم برای انجام فرایند طبع، می باشد. اجزای یک سفارش به شرح زیر می باشد:
- شماره، شرح، تاریخ و کلاس سفارش
- مشتری طرف حساب
- قرارداد سفارش
- تیراژ ، تعداد صفحات و قطع قبل و بعد از برش برای متن، جلد، روکش جلد و آستر بدرقه
- مراحل انجام سفارش به همراه مشخصات هر مرحله
– مرحله حروفچینی بصورت دستی یا رایانه ای : تعداد صفحات خبر، پونت حروف در متن و پاورقی
– مرحله عکاسی به صورت دستی یا رایانه ای: تعداد عکس، تعداد و نوع رنگ، نحوه تحویل عکس ها به چاپخانه
– مرحله مونتاژ و کپی به صورت دستی یا رایانه‌ای
– مرحله چاپ ورقی یا روتاسیون: نوع کار، تعداد صفحه و تیراژ آن، مشخصات رنگ( ترام ،تن پلات ، ورنی، طلا نقره)، مشخصات زینک (نوع، قطع، مبلغ)، مشخصات کاغذ
– مرحله صحافی: نوع صحافی( شمیز ته چسب، ته دوخت، مفتول ،تا و ترتیب و کار های متفرقه مانند طلاکوبی، گالینگور، پرفراژ دستی، قیطان گذاری، پرس و …
– مرحله رول بازکنی
- تعریف تعرفه ها
- تعرفه های عمومی برای مشتریان قبلی
- دستور کار حروفچینی
- دستور کار عکاسی
- دستور کار مونتاژ
- دستور کار کپی
- دستور کار چاپ ورقی
- دستور کار چاپ روتاسیون
- دستور کار صحافی
- دستور کار رول بازکنی
- تعریف تعرفه مربوط به سفارش
- گزارش اقدامات بخش های مختلف
- صدور صورتحساب ها ی سفارشات
- برنامه ریزی تولید
- گزارشات متنوع شامل
- میزان کاغذ مصرفی
- آمار رول مصرفی
- حق الزحمه خدمات طبع
- کاغذ مصرفی اضافه/کسر تیراژ
- هزینه دستمزد و مواد سفارش
- بازدهی قسمتها در یک ماه معین
- خلاصه کارکرد واحد ها
- وضعیت مالی و تحویلی سفارش
- کارت کاغذ مشتری
- وضعیت صورت حساب مشتری
- دفتر سفارشات
- ریز هزینه سفارشات
- کارکرد واحد ها
- …