معرفی
امروزه سازمانها برای جلوگیری از راکد ماندن سرمایه در گردش خویش و از طرفی پرهیز از متحمل شدن هزینه های انبار کالا ها در صدد هستند که نیاز های مورد نیاز خود را با برنامه ریزی و به موقع تامین نمایند. دستیابی به چنین هدفی نیازمند تهیه و نگهداری اطلاعات کامل در رابطه با فروشندگان و تامین کنندگان قطعات خارجی از یک طرف و برنامه ریزی و پیگیری خرید های انجام شده از طرف دیگر می باشد.
نرم افزار سفارشات خارجی با توجه به زمانبر و حجیم بودن خرید های خارجی ، امکان کنترل و برنامه ریزی این گونه خرید ها را فراهم می آورد. این نرم افزار با نگهداری سوابق خرید، وضعیت مالی و آماری سفارشات گذشته، ابزار مناسبی را برای تصمیم گیری مدیران جهت خرید های آتی فراهم می آورد.
امکانات و ویژگیهای سیستم در یک نگاه
- ثبت اطلاعات فروشندگان و نمایندگی های و طبقه بندی آنها بر اساس نوع کالاهایی قابل عرضه
- ثبت اطلاعات کالا ها و مشخصات فنی و تصویری به همراه طبقه بندی آنها
- ثبت انواع ارز و پیگیری تغییرات نرخ ارز
- ثبت کشور ها، گمرکات ، مرز های ورودی ، سازمانهای مجوز دهنده و بازرسی
- ثبت و مدیریت درخواست های خرید از انبار
- تشکیل پرونده سفارش از طریق انتخاب اقلام یک یا چند درخواست های خرید و پرسنل موظف به پیگیری سفارش
- پیشنهاد و تعیین فروشندگان مناسب برای هر سفارش
- ثبت استعلام از فروشندگان منتخب هر سفارش
- ثبت پروفرمای های اولیه
- تعیین پروفرمای نهایی هر سفارش با توجه به سوابق کاری، کیفیت کالا و قیمت های ارایه شده
- ثبت اطلاعات فرم سفارش وزارت بازرگانی و چاپ آن
- تکمیل پرونده سفارش با توجه به:
تصمیمات مدیریتی مانند ابطال یا تمدید سفارش
اطلاعات مالی مانند هزینه های متفرقه ،گشایش اعتبار و حواله ارزی
اسناد و مجوز های مختلف مانند اطلاعات بیمه ، بارنامه ها، عدل بندی، مجوز های گمرکی، گواهی مبدا ، فاکتور خرید و غیره
- پیگیری وضعیت مالی و آماری و ترخیصی سفارش با توجه به اعلامیه ورود کالا به گمرک و شرکت
- پیش بینی تاریخ هر مرحله سفارش بر مبنای وضعیت ورود کالا و تاخیرهای اتفاق افتاده
- امکان برنامه ریزی برای هر مرحله از سفارش
- محاسبه قیمت تمام شده سفارش
- تعیین مغایرت کالاهای دریافتی با پروفرمای سفارش
نمونه ای از گزارشات سیستم
- گزارش اطلاعات مختلف سفارشات به همراه وضعیت ان ها
- گزارش آماری از وضعیت کالاهای دریافتی یک سفارش یا مجموعه سفارش
- گزارش درخواست های سفارش داده نشده
- گزارش تاخیر اقدامات سفارش
- گزارش هزینه ها و قیمت تمام شده سفارش
- گزارش خلاصه خرید از فروشندگان
- امکان طراحی گزارشات اختصاصی بنا بر نیاز کاربران و مدیران